Política de Privacidade

1. Quem somos

O ContAlert é um sistema de gestão de obrigações e prazos para escritórios de contabilidade. Nesta política, “nós” se refere ao escritório de contabilidade que contratou o ContAlert e é o controlador dos dados tratados no sistema; o ContAlert atua como operador dos dados, processando-os conforme as instruções desse escritório.

O ContAlert é desenvolvido e operado por CONTALERT SISTEMAS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 69.603.022/0001-42, com sede na Rua Santo Antônio, nº 420, sala 104, Centro, Divinópolis - MG, CEP 35.500-041.

Para os dados de cadastro e de cobrança da própria assinatura (quem contrata e paga o ContAlert), a CONTALERT SISTEMAS LTDA é a controladora.

2. Quais dados coletamos

Tratamos cinco grupos de dados pessoais:

• Dados de quem usa o sistema (colaboradores do escritório): nome, e-mail, senha (armazenada de forma criptografada, nunca em texto puro), foto de perfil (quando login via Google) e registros de acesso (data/hora, IP, navegador).
• Dados de clientes atendidos pelo escritório: nome, e-mail e telefone de contato e, conforme o caso, CNPJ/razão social (pessoa jurídica) ou CPF (pessoa física), além dos dados de eventuais contatos cadastrados junto a clientes pessoa jurídica (nome, cargo, e-mail e telefone) — cadastrados pelo próprio escritório para fins de gestão de prazos e obrigações.
• Dados de cobrança da assinatura: nome, CPF ou CNPJ e e-mail de quem paga o ContAlert, além do histórico das faturas. Os dados de cartão são digitados diretamente na plataforma de pagamentos e não ficam guardados no ContAlert.
• Dados de documentos enviados às funções de IA: guias de pagamento (Cadastro IA) e extratos bancários de clientes (Conciliação IA), enviados pelo escritório. O arquivo original não é guardado. Do Cadastro IA ficam os dados lidos na guia (contribuinte, CPF/CNPJ, vencimento, valor e linha digitável). Da Conciliação IA ficam o cabeçalho do extrato (banco, titular, CPF/CNPJ e período) e apenas as linhas de pagamento de tributos e guias (data, valor e descrição); o restante da movimentação da conta é descartado.
• Dados obtidos da Receita Federal (só quando o escritório ativa a integração): pagamentos de tributos dos clientes (data, valor, tipo de guia, código e descrição da receita e número do documento) e a lista de mensagens da Caixa Postal do e-CAC (assunto, data, origem e se já foi lida; o conteúdo das mensagens não é aberto), além da verificação diária automática de se há mensagem nova para os clientes ativos. Também guardamos o Termo de Autorização assinado pelo escritório e o registro de cada consulta (quem pediu, de qual cliente, quando e para quê). O termo é assinado no navegador: o arquivo e a senha do certificado digital não chegam ao ContAlert.

3. Para que usamos esses dados

• Autenticar o acesso ao sistema e manter a segurança da conta;
• Enviar notificações sobre prazos e obrigações (no sistema e por e-mail);
• Manter um histórico de auditoria de quem fez o quê e quando, para segurança e rastreabilidade;
• Detectar e prevenir acessos indevidos (ex.: tentativas de login repetidas);
• Emitir e acompanhar as cobranças da assinatura;
• Responder às perguntas feitas ao Copiloto (veja a seção 5);
• Ler as guias (Cadastro IA) e os extratos bancários (Conciliação IA) enviados pelo escritório, para cadastrar obrigações e indicar quais foram pagas (veja a seção 5).
• Consultar na Receita Federal, pelo Integra Contador (SERPRO) e com autorização do escritório, os pagamentos e as mensagens da Caixa Postal dos clientes, para indicar obrigações pagas e avisar o escritório de mensagens novas.

4. Base legal

O tratamento se baseia principalmente na execução de contrato (para usuários do sistema) e no legítimo interesse do escritório em gerenciar seus contatos profissionais (para os dados de clientes), nos termos do art. 7º da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). Os dados de cobrança são tratados para a execução do contrato da assinatura e para o cumprimento de obrigações legais e fiscais.

5. Funções de inteligência artificial

O Copiloto, o Cadastro IA e a Conciliação IA usam a tecnologia de inteligência artificial de um fornecedor (Anthropic).

Quando um usuário faz uma pergunta ao Copiloto, o texto da pergunta e os dados do escritório necessários para respondê-la são enviados ao fornecedor da tecnologia de inteligência artificial (Anthropic). Esses dados podem incluir o nome dos clientes, o título, o vencimento, a situação, o valor e o responsável das obrigações. CPF, CNPJ, e-mails e telefones não são enviados.

No Cadastro IA, a guia enviada (PDF ou foto) é enviada ao fornecedor para ser lida. Na Conciliação IA, o extrato em PDF é enviado inteiro para ser lido, incluindo toda a movimentação da conta no período; no extrato em formato OFX, só as descrições das saídas são enviadas, e as datas e os valores ficam no ContAlert. Em ambos os casos, o que fica guardado é o descrito na seção 2.

Pelas condições contratadas com esse fornecedor, os dados enviados não são usados para treinar modelos de inteligência artificial. O ContAlert não guarda o conteúdo das conversas com o Copiloto, apenas a quantidade de perguntas feitas no mês, para controlar o limite do plano.

6. Fornecedores que tratam dados

Para funcionar, o ContAlert conta com os fornecedores abaixo, que tratam dados apenas na medida necessária para prestar os seus serviços:

• Vercel: hospedagem do sistema;
• Neon: banco de dados;
• Resend: envio de e-mails (convites e avisos de prazos);
• Anthropic: inteligência artificial do Copiloto, do Cadastro IA e da Conciliação IA;
• Asaas: processamento dos pagamentos da assinatura;
• SERPRO: Integra Contador, consulta de dados na Receita Federal em nome do escritório, quando ele ativa a integração;
• Google: login com a conta Google, quando o usuário escolhe essa opção.

Alguns desses fornecedores guardam ou processam dados em servidores fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Essa transferência internacional é feita para a execução do contrato e com fornecedores que adotam medidas de segurança e proteção de dados, nos termos do art. 33 da LGPD. Não vendemos nem compartilhamos dados pessoais para fins de publicidade.

7. Por quanto tempo guardamos

Dados de negócio (clientes, obrigações e seu histórico) são mantidos enquanto durar a relação com o escritório, respeitando eventuais prazos legais de guarda de registros fiscais e contábeis. Depois do cancelamento da assinatura, ou do fim do teste grátis sem a assinatura de um plano, eles ficam guardados por 90 dias, para eventual reativação ou cópia, e depois são excluídos, com aviso por e-mail pelo menos 7 dias antes. Dados de cobrança são mantidos pelo prazo exigido pela legislação fiscal. Registros de tentativas de login são mantidos por até 180 dias e depois apagados automaticamente. O registro das consultas à Receita Federal (quem pediu, de qual cliente, quando, para quê e o resultado) e o Termo de Autorização assinado pelo escritório são mantidos enquanto durar a relação com o escritório e por mais 5 anos depois da exclusão dos demais dados da conta, para auditoria do SERPRO e dos órgãos de controle, e depois são excluídos.

8. Seus direitos

Nos termos da LGPD, você pode solicitar ao escritório de contabilidade responsável (o controlador dos seus dados) a confirmação de tratamento, acesso, correção, exportação (portabilidade) ou exclusão dos seus dados pessoais, ressalvadas as hipóteses em que a manutenção de um registro histórico é necessária por obrigação legal ou interesse legítimo do escritório (ex.: comprovar o cumprimento de uma obrigação fiscal já concluída).

9. Segurança

O sistema usa conexão criptografada (HTTPS), isolamento de dados entre escritórios reforçado no próprio banco de dados, controle de acesso por papel, proteção contra tentativas repetidas de login e registro de auditoria de acessos.

10. Contato

Para exercer seus direitos ou tirar dúvidas sobre o tratamento dos seus dados, entre em contato com o suporte pelo e-mail contato@contalert.com.br.